Homeoffice sichereinrichten

Der Arbeitsplatz zu Hause ist bei Selbstständigen meist gewachsen: der Rechner, der eh da war, das WLAN von vor sechs Jahren, Kundendaten im selben Ordner wie die Urlaubsfotos. Das läuft, bis es nicht mehr läuft.

Ich komme meist ins Spiel, wenn etwas passiert ist. Deshalb hier die Reihenfolge, in der ich vorgehen würde, wenn nichts passiert ist: nach Wirkung sortiert, nicht nach Aufwand.

Privat und geschäftlich trennen

Der wirksamste Schritt, und er kostet nichts. Nicht unbedingt zwei Geräte, aber zwei Benutzerkonten auf demselben Rechner.

Was das bringt:

• Wenn im privaten Konto etwas Schadhaftes landet, sind die Geschäftsdaten im anderen Konto nicht ohne Weiteres erreichbar.
• Die Kinder, die am Wochenende am Rechner sitzen, kommen nicht an die Buchhaltung.
• Bei einer Betriebsprüfung ist nachvollziehbar, was geschäftlich ist.
• Du hast Feierabend, wenn du das Konto wechselst. Das ist mehr wert, als es klingt.

Wenn es zwei Geräte sein können, umso besser. Ein gebrauchtes Business-Notebook für die Arbeit kostet wenige hundert Euro und ist steuerlich absetzbar.

Der Router ist die Haustür

Er hängt oft seit Jahren im Flur und wird nie angefasst. Dabei ist er der einzige Punkt, an dem dein Netz mit dem Internet verbunden ist.

• Firmware aktuell? Automatische Updates einschalten. Alte Router mit bekannten Lücken sind ein beliebtes Ziel.
• Router-Passwort geändert? Nicht das WLAN-Passwort. Das für die Konfigurationsoberfläche. Das ist oft noch das ab Werk.
• Fernzugriff aus dem Internet aus, wenn du ihn nicht brauchst.
• WPA3 oder mindestens WPA2, langes Passwort.
• Gäste-WLAN einrichten, und dort alles hineinhängen, was nicht in dein Arbeitsnetz gehört: Fernseher, Saugroboter, Sprachassistent, Besuch.

Der letzte Punkt ist unterschätzt. Ein günstiges Smart-Home-Gerät bekommt oft nach zwei Jahren keine Updates mehr. Im Gäste-WLAN ist das halb so wild, im selben Netz wie deine Buchhaltung nicht.

Wer eine Fritzbox hat, findet die Details im Ratgeber zur Fritzbox-Einrichtung.

Backup: die Versicherung, die du hoffentlich nie brauchst

Bei Selbstständigen hängt am Rechner die Existenz: Angebote, Rechnungen, Kundenkorrespondenz, laufende Projekte. Trotzdem ist „Backup" bei den meisten eine externe Festplatte, auf die zuletzt vor zwei Jahren kopiert wurde.

Was funktioniert:

• Automatisch. Alles, was du manuell machen musst, machst du irgendwann nicht mehr.
• An zwei Orten. Eine Kopie im Haus, eine außerhalb. Bei Brand, Wasser oder Einbruch ist die Festplatte neben dem Rechner mit weg.
• Nicht dauerhaft verbunden. Ransomware verschlüsselt alles, was sie erreicht. Auch die angeschlossene Backup-Platte.
• Getestet. Hol einmal im Jahr eine Datei aus dem Backup zurück. Erst dann weißt du, dass es funktioniert.

Mehr dazu im Ratgeber zur 3-2-1-Regel.

Passwörter und der zweite Faktor

Bei Selbstständigen hängt alles an wenigen Konten: E-Mail, Bank, Steuerprogramm, Kundenportale. Wer das Mailkonto hat, kann fast überall das Passwort zurücksetzen.

• Passwort-Manager. Ein Passwort, das du dir merkst, für den Tresor. Der Rest wird generiert und ist überall verschieden.
• Zweiter Faktor mindestens für Mail, Bank und Steuerkram. Am besten per App, nicht per SMS.
• Wiederherstellungscodes ausdrucken und mit den wichtigen Papieren ablegen. Bei einem verlorenen Handy sind sie der einzige Weg zurück.

Der letzte Punkt wird fast immer vergessen und ist der Grund, warum Leute nach einem Handywechsel aus ihrem eigenen Konto ausgesperrt sind.

Kundendaten: was du schuldig bist

Sobald du Kundendaten verarbeitest, und das tust du mit jeder Rechnung, hast du Pflichten. Ohne Paragrafen, praktisch:

• Verschlüsselte Festplatte. Bei einem gestohlenen Notebook ist der Unterschied zwischen „ärgerlich" und „meldepflichtiger Datenschutzvorfall" genau diese Einstellung. Windows Pro und macOS bringen sie mit.
• Bildschirmsperre mit kurzer Zeit. Auch zu Hause.
• Keine Kundendaten in privaten Clouds, mit denen du keinen Auftragsverarbeitungsvertrag hast.
• Alte Geräte richtig entsorgen. Dazu steht mehr im Ratgeber alten PC verkaufen.

Was, wenn der Rechner ausfällt?

Die Frage, die sich niemand vorher stellt. Für Selbstständige ist ein Rechnerausfall kein IT-Problem, sondern ein Umsatzproblem.

• Wie lange kannst du ohne arbeiten? Einen Tag? Eine Woche?
• Kommst du von einem anderen Gerät an deine Mails und laufenden Aufträge?
• Hast du die Rechnungen, die noch offen sind, auch woanders?

Wenn die Antwort dreimal unangenehm ist, reicht meist ein einfaches Mittel: Die laufenden Unterlagen liegen in einer Cloud mit Zugriff auch vom Handy, das Backup ist aktuell, und du weißt, wen du anrufst. Ein Ersatzgerät zu beschaffen dauert Stunden. Die Daten wiederherzustellen dauert ohne Vorbereitung Tage.

Häufige Fragen