Sebastian Karpala„Was kostet uns die IT eigentlich im Monat?" — diese Frage stellen sich viele Inhaber von kleinen Unternehmen, Praxen, Kanzleien und Handwerksbetrieben. Das Problem: Die meisten IT-Dienstleister und Systemhäuser zeigen gar keine Preise auf ihrer Website. Dieser Ratgeber bringt Transparenz — mit echten Zahlen, einem Rechenbeispiel und den Posten, auf die du achten solltest.
Die 3 Abrechnungsmodelle im Überblick
| Modell | Wann sinnvoll | Kosten |
|---|---|---|
| Stundensatz (Remote) | Seltene, einzelne Probleme | ab 45 €/Std |
| Stundensatz (Vor-Ort) | Hardware, Einrichtung vor Ort | ab 90 €/Std + Anfahrt |
| Managed Service (Pauschale) | Regelmäßiger Bedarf, Planbarkeit | ab 10,90 €/Gerät/Monat |
| Festpreis-Projekt | Klar umrissene Aufgabe (z. B. M365-Umzug) | auf Angebot |
Stundensatz vs. Managed Service — was lohnt sich wann?
Stundensatz (Pay-per-Use)
Du zahlst nur, wenn etwas ist. Ideal, wenn bei euch selten IT-Probleme auftreten. Nachteil: Bei jedem Vorfall entstehen Kosten, und es wird nur repariert, nicht vorgebeugt. Ein einziger größerer Ausfall kann teurer sein als ein ganzes Jahr Pauschale.
Managed Service (monatliche Pauschale)
Managed Service bedeutet: Für einen festen monatlichen Betrag pro Gerät kümmert sich der Dienstleister proaktiv um eure IT — Monitoring, Updates, Virenschutz, Backups und schnelle Hilfe inklusive. Vorteil: planbare Kosten und deutlich weniger Ausfälle, weil Probleme erkannt werden, bevor sie euch lahmlegen.
Was den Preis bestimmt
- Anzahl der Geräte & Nutzer: Der größte Hebel — die meisten Pauschalen rechnen pro Gerät.
- Leistungsumfang: Nur Support? Oder auch Backup, Virenschutz, Monitoring und Microsoft 365 dabei?
- Reaktionszeit: Garantierte schnelle Reaktion (SLA) kostet mehr als „wenn Zeit ist".
- Vor-Ort-Anteil: Remote ist günstiger; viel Vor-Ort-Bedarf (z. B. Werkstatt, Praxis) erhöht den Preis.
- Branche: Höhere Anforderungen (z. B. DSGVO bei Ärzten/Kanzleien) bedeuten mehr Aufwand.
Beispiel: Was bei einem 5-Personen-Büro reinspielt
Was am Ende auf der Rechnung steht, setzt sich aus mehreren Bausteinen zusammen — bei rund 5 Arbeitsplätzen typischerweise:
- Laufende Betreuung pro Gerät (Support, Updates, Monitoring) — ab 10,90 €/Gerät/Monat
- Virenschutz, zentral verwaltet
- Backup-Überwachung für Server bzw. Cloud
- Microsoft-365-Lizenzen — direkt von Microsoft, je nach Plan
- Einmalige Projekte (z. B. Einrichtung) — separat
Den konkreten Monatsbetrag rechne ich dir ehrlich anhand eurer tatsächlichen Geräte und Wünsche aus — ohne versteckte Posten.
Wie viel wäre es bei euch konkret?
Sag mir kurz, wie viele Arbeitsplätze ihr habt — ich nenne dir eine ehrliche, transparente Einschätzung. Kostenloses Erstgespräch.
Versteckte Kosten — worauf du achten solltest
Damit die Rechnung am Ende nicht überrascht, frag aktiv nach diesen Posten:
- Anfahrtspauschale und Kilometergeld bei Vor-Ort-Einsätzen.
- Mindestabrechnung pro Einsatz (z. B. „angefangene 30 Minuten").
- Notfall-Aufschläge außerhalb der Geschäftszeiten.
- Software-Lizenzen (Microsoft 365, Virenschutz) — sind die im Preis oder extra?
- Einrichtungs-/Onboarding-Gebühren zu Beginn.
Bei KapFixIT werden diese Posten vorab transparent genannt — kein Kleingedrucktes, keine Überraschung auf der Rechnung.
Lokaler IT-Partner vs. großes Systemhaus
Große Systemhäuser sind auf Konzerne und Mittelstand ausgelegt — mit Hotline, Ticket-System und entsprechendem Overhead, den du mitbezahlst. Für ein Kleinunternehmen in Dortmund oder NRW ist ein persönlicher, lokaler Ansprechpartner meist günstiger und vor allem schneller: Du erreichst direkt die Person, die dein Problem löst — ohne Warteschleife.
Genau dafür steht KapFixIT. Alle Details zur laufenden Betreuung findest du auf der Seite Firmen-IT-Betreuung Dortmund und zum allgemeinen IT-Support Dortmund.