Ratgeber
Was rechtlich auf eineVereinswebsite muss
Impressum, Datenschutzerklärung, Cookie-Banner: Was auf eine Vereinswebsite gehört, was oft fehlt und womit Vereine sich unnötig angreifbar machen.
Vorweg, weil es wichtig ist: Ich bin IT-Dienstleister, kein Anwalt. Was hier steht, ist die Praxis aus vielen Vereinsprojekten und keine Rechtsberatung. Bei Abmahnungen oder wirklich heiklen Fragen gehört ein Anwalt an den Tisch.
Trotzdem lässt sich das meiste ohne Jurist erledigen, denn die häufigsten Mängel sind technischer Natur, und genau da kann ich helfen. Hier steht, was auf eine Vereinswebsite gehört und worüber Vereine regelmäßig stolpern.
Das Impressum
Ein Verein mit Website betreibt einen digitalen Dienst und braucht ein Impressum. „Wir sind doch nur ein kleiner Verein" hilft nicht. Die Pflicht hängt nicht an der Größe.
Hinein gehören üblicherweise:
- Vollständiger Vereinsname, genau wie im Register
- Anschrift. Ein Postfach reicht nicht
- Vertretungsberechtigter Vorstand mit Namen
- Registergericht und Registernummer bei eingetragenen Vereinen
- E-Mail-Adresse und ein zweiter schneller Kontaktweg, meist Telefon
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden
- Bei redaktionellen Inhalten zusätzlich ein inhaltlich Verantwortlicher mit Anschrift
Die Datenschutzerklärung, und warum Generatoren nicht reichen
Generatoren sind ein guter Startpunkt, aber sie beschreiben einen Standardfall. Eure Seite ist kein Standardfall.
Die Erklärung muss beschreiben, was eure Seite tatsächlich tut. Wenn dort ein Analyse-Werkzeug erwähnt wird, das ihr gar nicht einsetzt, ist das genauso falsch wie eine fehlende Erwähnung von etwas, das ihr benutzt.
Geht diese Punkte konkret durch:
- Welche Server-Logs führt euer Hoster, wie lange?
- Gibt es ein Kontaktformular? Wohin gehen die Daten, wie lange bleiben sie?
- Nutzt ihr Schriften, Karten oder Videos von fremden Servern?
- Habt ihr einen Newsletter, und wie ist die Anmeldung bestätigt?
- Setzt ihr Analyse-Werkzeuge ein?
- Habt ihr mit eurem Hoster einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Den gibt es bei seriösen Anbietern zum Herunterladen.
Der Klassiker: Inhalte von fremden Servern
Das ist der Punkt, an dem ich bei Vereinsseiten am häufigsten etwas ändere, und er ist rein technisch lösbar.
Viele Baukästen und Vorlagen laden Schriften, Symbole oder Karten direkt von den Servern großer Anbieter. Was dabei passiert: Sobald jemand eure Seite öffnet, geht seine IP-Adresse an diesen fremden Server, bevor er irgendetwas zustimmen konnte.
Die saubere Lösung ist unspektakulär: alles selbst ausliefern.
- Schriften herunterladen und vom eigenen Server laden. Kostet nichts, macht die Seite sogar schneller.
- Karten durch ein Bild mit Link ersetzen, oder erst nach ausdrücklichem Klick laden.
- Videos erst nach Klick einbetten, nicht automatisch.
- Symbole und Skripte ebenfalls lokal ablegen.
Danach braucht ihr für diese Dinge auch keine Einwilligung mehr. Das Problem ist weg statt verwaltet.
Braucht ihr wirklich ein Cookie-Banner?
Oft nicht. Ein Banner ist nur nötig, wenn ihr Dinge einsetzt, die eine Einwilligung brauchen, also Analyse, Werbung oder eingebettete Fremdinhalte.
Eine reine Informationsseite, die alles selbst ausliefert und nur technisch notwendige Cookies setzt, kommt in der Regel ohne aus. Das ist die angenehmere Lösung für alle: kein Klickhindernis für die Besucher, keine fehleranfällige Einwilligungsverwaltung für euch.
Fotos von Mitgliedern und Veranstaltungen
Der Bereich, bei dem im Verein am ehesten Ärger entsteht, meist innerhalb der Mitgliedschaft, nicht von außen.
- Holt euch für Fotos, auf denen Einzelne erkennbar sind, eine schriftliche Einwilligung. Ein kurzer Abschnitt im Aufnahmeantrag reicht meist.
- Bei Minderjährigen müssen die Erziehungsberechtigten zustimmen.
- Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Plant ein, dass ihr Bilder auch wieder herunternehmen könnt.
- Bei Mannschafts- und Übersichtsaufnahmen ist die Lage entspannter als bei Porträts, aber ein „das war doch öffentlich" trägt nicht weit.
Praktisch hilft eine simple Regel: Wer nicht auf Fotos möchte, sagt das einmal, und ihr führt eine kurze Liste. Das verhindert die meisten Konflikte, bevor sie entstehen.
Barrierefreiheit. Auch wenn ihr nicht verpflichtet seid
Die gesetzlichen Pflichten treffen vor allem öffentliche Stellen und größere Unternehmen. Viele Vereine fallen nicht darunter.
Trotzdem lohnt es sich, und zwar aus einem einfachen Grund: Ein spürbarer Teil eurer Mitglieder ist älter oder sieht schlechter. Vier Dinge bringen den größten Nutzen und kosten fast nichts:
- Ausreichend Kontrast. Kein hellgrauer Text auf Weiß
- Alternativtexte für Bilder, damit Vorlesesoftware sie beschreiben kann
- Bedienbarkeit mit der Tastatur. Alles erreichbar, ohne Maus
- Verständliche Sprache statt Verwaltungsdeutsch
Häufige Fragen
Braucht auch ein kleiner Verein ohne Eintragung ein Impressum? ?
Ja. Die Pflicht hängt nicht an der Rechtsform oder der Größe, sondern daran, dass ihr eine Website betreibt. Bei nicht eingetragenen Vereinen entfallen lediglich die Angaben zu Registergericht und Registernummer.
Reicht eine Datenschutzerklärung aus einem Generator? ?
Als Grundgerüst ja, unverändert nein. Sie muss zu dem passen, was eure Seite tatsächlich tut. Eine Erklärung, die Werkzeuge beschreibt, die ihr nicht nutzt, ist genauso falsch wie eine, die eingesetzte Technik verschweigt.
Müssen wir Schriften wirklich selbst hosten? ?
Es ist der sicherste und einfachste Weg. Werden Schriften von einem fremden Server geladen, geht die IP-Adresse eurer Besucher dorthin, bevor sie zustimmen konnten. Selbst ausliefern kostet nichts und macht die Seite sogar schneller.
Wir haben ein Kontaktformular. Was ist zu beachten? ?
Die Übertragung muss verschlüsselt sein (https), in der Datenschutzerklärung muss stehen, was mit den Daten passiert und wie lange sie bleiben, und ihr solltet nur abfragen, was ihr wirklich braucht. Ein Pflichtfeld „Telefonnummer" für eine simple Frage gehört nicht dazu.
Könnt ihr das für unseren Verein prüfen? ?
Die technische Seite ja. Eingebettete Fremdinhalte, Verschlüsselung, Formular, Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hoster. Das Erstgespräch kostet nichts. Für die rein juristische Bewertung solltet ihr zusätzlich einen Anwalt fragen.
Ein Anruf klärt meist in zehn Minuten, ob und wie ich helfen kann. Kostenlos und unverbindlich, ich gehe fast immer selbst ran.