Bei jedem Vorstandswechsel wandern Zugänge, Domain, Bankzugriff und Datenablage mit. Wer das nicht dokumentiert, steht irgendwann vor einer Website, die niemand ändern kann. Legt ein Übergabe-Protokoll an, nutzt Vereins-Konten statt Privat-Konten, und tragt die Domain auf den Verein ein, nicht auf eine Person.
Der Klassiker aus meiner Praxis: Ein Verein ruft an, die Website muss dringend geändert werden. Wer hat die Zugangsdaten? Der Kassierer von vor drei Jahren. Der ist inzwischen weggezogen und antwortet nicht mehr. Die Domain läuft auf seine private E-Mail-Adresse.
Das ist kein Einzelfall, das ist der Normalfall. Vereins-IT wächst über Jahre nebenbei, meist auf privaten Konten von Leuten, die es gut gemeint haben. Beim nächsten Wechsel ist dann die Hälfte weg. Hier steht, wie ihr das sauber übergebt, und wie ihr es beim nächsten Mal gar nicht erst so weit kommen lasst.
Was alles zur Vereins-IT gehört
Fast immer mehr, als der scheidende Vorstand auf dem Zettel hat. Geht diese Liste durch, Punkt für Punkt:
- Domain: wo ist sie registriert, auf welchen Namen, wann läuft sie ab?
- Webhosting, Anbieter, Kundennummer, Zugang zum Kundenkonto
- Website-Login, Redaktionssystem oder FTP-Zugang
- E-Mail-Postfächer, auch die, die niemand mehr liest
- Vereins-Cloud, Dateiablage, geteilte Ordner, wer hat Zugriff?
- Social-Media-Konten, und wer dort als Administrator eingetragen ist
- Mitgliederverwaltung. Software oder Tabelle, plus Sicherung
- Bankzugang und Zahlungsdienste. Gehört zwar zur Kasse, hängt aber an denselben E-Mail-Adressen
- Geräte. Vereinslaptop, Beamer, Drucker, und wer sie gerade zu Hause hat
Praxis-Tipp: Macht die Liste einmal vollständig, nicht beim Wechsel unter Zeitdruck. Ein Nachmittag jetzt spart später Wochen.
Der wichtigste Punkt: Vereins-Konten statt Privat-Konten
Wenn ein Zugang auf max.mustermann@gmail.com läuft, gehört er faktisch Max. Nicht dem Verein. Zieht Max weg, ist der Zugang weg. Stirbt Max, wird es richtig schwierig, denn an ein privates Postfach kommt der Verein rechtlich nicht heran.
Die Lösung ist unspektakulär und wirkt sofort: Legt für jede Funktion eine Vereins-Adresse an, nicht für jede Person.
- vorstand@euer-verein.de. Nicht anna@…
- kasse@euer-verein.de
- technik@euer-verein.de für alle Dienste-Anmeldungen
Beim Wechsel ändert ihr dann nur, wer das Postfach liest. Alle Registrierungen, Passwort-Zurücksetzungen und Rechnungen laufen weiter. Es muss nichts umgezogen werden. Das ist der eine Schritt, der die meisten späteren Probleme verhindert.
Domain: auf den Verein eintragen, nicht auf eine Person
Die Domain ist der wertvollste digitale Besitz eines Vereins. Sie steht auf Trikots, Plakaten und in jeder Google-Suche. Trotzdem läuft sie erstaunlich oft auf ein Vorstandsmitglied privat.
Im Registrierungseintrag gibt es zwei Rollen, die ihr kennen solltet:
- Inhaber. Dem gehört die Domain. Hier muss der Verein stehen, mit vollem Namen laut Register.
- Administrativer Kontakt, wer sie verwalten darf. Hier darf eine Person stehen, am besten über eine Vereins-Adresse.
Der Inhaberwechsel heißt beim Anbieter meist Ownerchange und ist kostenlos oder kostet wenige Euro. Er braucht die Zustimmung des bisherigen Inhabers, also genau die Person, die vielleicht bald nicht mehr erreichbar ist. Deshalb: jetzt machen, nicht später.
Passwörter übergeben, ohne sie herumzuschicken
Passwörter per WhatsApp oder E-Mail zu verschicken ist verbreitet und trotzdem falsch: Sie bleiben dauerhaft in Verläufen und Backups stehen, oft auf Geräten, die niemand mehr kontrolliert.
Besser: ein gemeinsamer Passwort-Tresor für den Vorstand. Es gibt gute kostenlose Lösungen, die für Vereinsgrößen völlig ausreichen. Der Ablauf ist dann simpel:
- Alle Vereinszugänge liegen im Tresor, nicht in Köpfen oder Notizbüchern
- Neue Vorstandsmitglieder bekommen Zugriff, ausscheidende verlieren ihn
- Nach jedem Wechsel werden die wichtigsten Passwörter geändert. Zugriff entziehen reicht nicht, wer sie kannte, kennt sie weiter
Für die Handvoll wirklich kritischer Zugänge (Domain, Bank, Hosting) empfehle ich zusätzlich Zwei-Faktor-Anmeldung, gebunden an das Vereins-Postfach statt an ein privates Handy.
Das Übergabe-Protokoll
Schreibt die Übergabe auf. Nicht als Bürokratie, sondern damit in zwei Jahren niemand raten muss. Ein Blatt reicht, es gehört zu den Unterlagen der Mitgliederversammlung:
- Datum der Übergabe und wer übergibt an wen
- Liste aller Zugänge. Ohne Passwörter, die stehen im Tresor
- Bei welchem Anbieter liegt was, mit Kundennummer
- Wann laufen Verträge und Domain ab
- Welche Geräte gehören dem Verein und wo sind sie
- Unterschrift beider Seiten
Wichtig: In dieses Protokoll gehören keine Passwörter. Es wird kopiert, gescannt und per Mail verschickt. Genau das, was ihr bei Zugangsdaten nicht wollt.
Wenn der Vorgänger nicht mehr erreichbar ist
Der unangenehme Fall. Verloren ist trotzdem selten alles, aber es wird mühsam:
- Domain: Beim Registrar melden. Seriöse Anbieter haben ein Verfahren, wenn ihr als Verein nachweisen könnt, dass die Domain zu euch gehört: Vereinsregisterauszug, Vorstandsbeschluss, Schriftverkehr.
- Hosting: Ähnlich. Rechnungen laufen oft über das Vereinskonto, das ist ein starker Nachweis.
- Social Media: Die Plattformen haben Verfahren für „verwaistes" Vereinskonto. Rechnet mit Geduld und wenig Entgegenkommen.
- E-Mail bei einem Freemail-Anbieter: Hier kommt ihr in der Regel nicht heran. Das ist der Punkt, an dem es wirklich weh tut.
Falls gar nichts geht, ist der Neuaufbau manchmal der schnellere Weg: neue Domain, neue Website, saubere Struktur. Ärgerlich wegen der verlorenen Google-Position, aber planbar. Ich schaue mir so etwas gern vorher an und sage ehrlich, ob sich der Kampf lohnt oder ob der Neuanfang günstiger ist.
Einmal im Jahr: der kurze Kassensturz
Nehmt euch einmal jährlich zwanzig Minuten, am besten vor der Mitgliederversammlung:
- Läuft die Domain noch, und wann verlängert sie sich?
- Stimmen die hinterlegten Kontaktdaten noch?
- Haben nur noch aktive Vorstandsmitglieder Zugriff?
- Läuft das Backup der Website und der Mitgliederdaten, und habt ihr eine Wiederherstellung getestet?
- Gibt es Verträge, die niemand mehr braucht?
Das ist unspektakulär und verhindert genau die Anrufe, bei denen es dann teuer und hektisch wird.
Ein Anruf klärt meist in zehn Minuten, ob und wie ich helfen kann. Kostenlos und unverbindlich, ich gehe fast immer selbst ran.
