Ratgeber
Neuer Mitarbeiter: dieIT-Checkliste
Was am ersten Arbeitstag bereitstehen muss, welche Zugänge in welcher Reihenfolge angelegt werden, und was beim Ausscheiden genauso strukturiert wieder eingesammelt gehört.
Der neue Kollege sitzt am ersten Tag vor einem Rechner ohne Zugänge, während drei Leute telefonieren, um herauszufinden, wer das Passwort fürs Warenwirtschaftssystem hat. Kommt in kleinen Betrieben regelmäßig vor, und es ist vermeidbar.
Der Aufwand liegt einmalig darin, einen Standard zu definieren. Danach ist jeder neue Mitarbeiter eine Stunde Arbeit statt eines halben Tages.
Einmal festlegen: der Standard-Arbeitsplatz
Schreibt auf, was ein Arbeitsplatz bei euch immer hat. Das ist kein Verwaltungsakt, sondern spart bei jedem Neuzugang die Grundsatzdiskussion:
- Gerät: Welches Notebook- oder PC-Modell, welche Ausstattung, mit oder ohne zweitem Bildschirm
- Software: Die Liste dessen, was auf jedem Rechner läuft
- Zugänge nach Rolle: Was braucht die Buchhaltung, was der Außendienst, was die Werkstatt
- Telefon: Festnetz-Nebenstelle, Diensthandy, Rufumleitung
- Ablage: Auf welche Ordner hat welche Rolle Zugriff
Eine Woche vorher
- Gerät bestellen oder herrichten. Wenn ein gebrauchtes Gerät weiterverwendet wird: vorher komplett neu aufsetzen, nicht nur das alte Benutzerkonto löschen.
- Benutzerkonto anlegen mit einem Startpasswort, das beim ersten Anmelden geändert werden muss.
- E-Mail-Adresse einrichten nach einem einheitlichen Schema. Vorname.nachname@ ist üblich und vorhersehbar.
- Rolle zuweisen und damit die Zugänge.
- Software installieren und einmal anmelden, damit sichtbar wird, ob Lizenzen fehlen.
- Lizenzen prüfen. Der Klassiker: Office-Lizenzen sind aufgebraucht, das fällt am ersten Arbeitstag auf.
Am ersten Tag
Nehmt euch dafür eine halbe Stunde, es zahlt sich mehrfach zurück:
- Anmelden lassen und Passwort ändern. Nicht selbst vorher machen, sondern zusehen. Dabei fällt auf, was hakt.
- Zweiten Faktor einrichten, sofort, nicht „bei Gelegenheit".
- Passwort-Manager einrichten und erklären, wozu er da ist.
- Ablage zeigen: Wo liegt was, was gehört wohin, was hat dort nichts zu suchen.
- Kurz über Sicherheit sprechen: Wie sehen Phishing-Mails bei euch aus, an wen meldet man Verdächtiges, was passiert, wenn doch mal jemand klickt. Der wichtigste Satz: „Melden ist immer richtig, auch wenn es peinlich ist."
- Sagen, wen man bei IT-Problemen anruft. Klingt trivial, wird ständig vergessen.
Aufschreiben, was vergeben wurde
Führt eine schlichte Liste. Pro Person eine Zeile:
- Name, Rolle, Eintrittsdatum
- Welche Geräte (mit Seriennummer)
- Welche Zugänge und Lizenzen
- Diensthandy, Schlüssel, Zugangskarte
Das ist keine Bürokratie, das ist die Liste, die ihr beim Ausscheiden abarbeitet. Ohne sie fällt drei Monate später auf, dass jemand noch Zugriff auf die Preisliste hat.
Passwörter gehören nicht in diese Liste. Die liegen im Passwort-Tresor.
Beim Ausscheiden: dieselbe Liste rückwärts
Der Teil, der in kleinen Betrieben am häufigsten unvollständig bleibt, besonders, wenn jemand im Streit geht.
Am letzten Arbeitstag, nicht später:
- Zugänge sperren, nicht sofort löschen. Sperren wirkt gleich, Löschen kann Daten mitnehmen, die noch gebraucht werden.
- E-Mail-Weiterleitung auf eine Person oder ein Sammelpostfach einrichten, damit keine Kundenanfrage verlorengeht.
- Geräte einsammeln und quittieren lassen.
- Schlüssel, Karten, Diensthandy. Steht ja auf der Liste.
- Gemeinsam genutzte Passwörter ändern. Wer sie kannte, kennt sie weiter. Zugriff entziehen reicht nicht.
- Daten sichern, bevor das Konto abgeräumt wird.
Und nach einer Übergangszeit von einigen Wochen: Konto endgültig auflösen und aus der Liste streichen.
Häufige Fragen
Wie lange sollte man das Mailkonto eines Ausgeschiedenen behalten? ?
Üblich sind einige Wochen bis wenige Monate mit Weiterleitung, damit laufende Vorgänge nicht verlorengehen. Länger als nötig sollte es nicht bestehen bleiben. Für die genaue Handhabung, gerade bei personenbezogenen Inhalten, lohnt eine kurze Abstimmung mit eurem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.
Dürfen wir das Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters lesen? ?
Das ist heikel und hängt davon ab, ob private Nutzung erlaubt war. War sie es, dürft ihr in der Regel nicht einfach hineinschauen. Deshalb ist eine klare Regelung im Arbeitsvertrag sinnvoll, und eine Weiterleitung besser als das Durchsuchen.
Reicht es, das Passwort zu ändern, statt das Konto zu sperren? ?
Nein. Angemeldete Sitzungen auf Handy oder Notebook laufen oft weiter, auch wenn das Passwort geändert wurde. Ein richtiges Sperren beendet auch die aktiven Sitzungen.
Lohnt sich eine zentrale Benutzerverwaltung für fünf Mitarbeiter? ?
Ab etwa fünf Personen fängt es an, sich zu rechnen, vor allem, weil Ein- und Austritte dann Minuten statt Stunden dauern und nichts vergessen wird. Bei Microsoft 365 ist das ohnehin mit dabei.
Könnt ihr das für uns aufsetzen? ?
Ja. Meist definieren wir einmal die Rollen und den Standard-Arbeitsplatz, danach läuft es bei euch selbst. Erstgespräch kostenlos, laufende Betreuung ist monatlich kündbar.
Ein Anruf klärt meist in zehn Minuten, ob und wie ich helfen kann. Kostenlos und unverbindlich, ich gehe fast immer selbst ran.