Legt einen Standard-Arbeitsplatz fest, statt jedes Mal neu zu überlegen. Zugänge werden nach Rolle vergeben, nicht nach Zuruf. Und plant das Ausscheiden gleich mit: die Liste, die beim Eintritt entsteht, ist genau die, die ihr beim Austritt abarbeitet.
Der neue Kollege sitzt am ersten Tag vor einem Rechner ohne Zugänge, während drei Leute telefonieren, um herauszufinden, wer das Passwort fürs Warenwirtschaftssystem hat. Kommt in kleinen Betrieben regelmäßig vor, und es ist vermeidbar.
Der Aufwand liegt einmalig darin, einen Standard zu definieren. Danach ist jeder neue Mitarbeiter eine Stunde Arbeit statt eines halben Tages.
Einmal festlegen: der Standard-Arbeitsplatz
Schreibt auf, was ein Arbeitsplatz bei euch immer hat. Das ist kein Verwaltungsakt, sondern spart bei jedem Neuzugang die Grundsatzdiskussion:
- Gerät: Welches Notebook- oder PC-Modell, welche Ausstattung, mit oder ohne zweitem Bildschirm
- Software: Die Liste dessen, was auf jedem Rechner läuft
- Zugänge nach Rolle: Was braucht die Buchhaltung, was der Außendienst, was die Werkstatt
- Telefon: Festnetz-Nebenstelle, Diensthandy, Rufumleitung
- Ablage: Auf welche Ordner hat welche Rolle Zugriff
Der Trick mit den Rollen: Vergebt Rechte nicht an Personen, sondern an Rollen: „Buchhaltung", „Werkstatt", „Vertrieb". Beim nächsten Neuzugang wählt ihr die Rolle aus, statt zwölf Häkchen einzeln zu setzen. Und beim Ausscheiden entzieht ihr die Rolle.
Eine Woche vorher
- Gerät bestellen oder herrichten. Wenn ein gebrauchtes Gerät weiterverwendet wird: vorher komplett neu aufsetzen, nicht nur das alte Benutzerkonto löschen.
- Benutzerkonto anlegen mit einem Startpasswort, das beim ersten Anmelden geändert werden muss.
- E-Mail-Adresse einrichten nach einem einheitlichen Schema. Vorname.nachname@ ist üblich und vorhersehbar.
- Rolle zuweisen und damit die Zugänge.
- Software installieren und einmal anmelden, damit sichtbar wird, ob Lizenzen fehlen.
- Lizenzen prüfen. Der Klassiker: Office-Lizenzen sind aufgebraucht, das fällt am ersten Arbeitstag auf.
Am ersten Tag
Nehmt euch dafür eine halbe Stunde, es zahlt sich mehrfach zurück:
- Anmelden lassen und Passwort ändern. Nicht selbst vorher machen, sondern zusehen. Dabei fällt auf, was hakt.
- Zweiten Faktor einrichten, sofort, nicht „bei Gelegenheit".
- Passwort-Manager einrichten und erklären, wozu er da ist.
- Ablage zeigen: Wo liegt was, was gehört wohin, was hat dort nichts zu suchen.
- Kurz über Sicherheit sprechen: Wie sehen Phishing-Mails bei euch aus, an wen meldet man Verdächtiges, was passiert, wenn doch mal jemand klickt. Der wichtigste Satz: „Melden ist immer richtig, auch wenn es peinlich ist."
- Sagen, wen man bei IT-Problemen anruft. Klingt trivial, wird ständig vergessen.
Aufschreiben, was vergeben wurde
Führt eine schlichte Liste. Pro Person eine Zeile:
- Name, Rolle, Eintrittsdatum
- Welche Geräte (mit Seriennummer)
- Welche Zugänge und Lizenzen
- Diensthandy, Schlüssel, Zugangskarte
Das ist keine Bürokratie, das ist die Liste, die ihr beim Ausscheiden abarbeitet. Ohne sie fällt drei Monate später auf, dass jemand noch Zugriff auf die Preisliste hat.
Passwörter gehören nicht in diese Liste. Die liegen im Passwort-Tresor.
Beim Ausscheiden: dieselbe Liste rückwärts
Der Teil, der in kleinen Betrieben am häufigsten unvollständig bleibt, besonders, wenn jemand im Streit geht.
Am letzten Arbeitstag, nicht später:
- Zugänge sperren, nicht sofort löschen. Sperren wirkt gleich, Löschen kann Daten mitnehmen, die noch gebraucht werden.
- E-Mail-Weiterleitung auf eine Person oder ein Sammelpostfach einrichten, damit keine Kundenanfrage verlorengeht.
- Geräte einsammeln und quittieren lassen.
- Schlüssel, Karten, Diensthandy. Steht ja auf der Liste.
- Gemeinsam genutzte Passwörter ändern. Wer sie kannte, kennt sie weiter. Zugriff entziehen reicht nicht.
- Daten sichern, bevor das Konto abgeräumt wird.
Und nach einer Übergangszeit von einigen Wochen: Konto endgültig auflösen und aus der Liste streichen.
Ein Anruf klärt meist in zehn Minuten, ob und wie ich helfen kann. Kostenlos und unverbindlich, ich gehe fast immer selbst ran.
