Mitgliederverwaltungdigitalisieren

Die Mitgliederverwaltung ist bei den meisten Vereinen historisch gewachsen: eine Excel-Datei, die der Kassierer pflegt, dazu ein Ordner mit Aufnahmeanträgen und irgendwo eine zweite Liste für die Beiträge, die nie ganz zur ersten passt.

Das funktioniert erstaunlich lange. Es kippt meist an drei Punkten: beim Beitragseinzug, beim Wechsel der zuständigen Person und wenn jemand nach seinen Daten fragt. Hier steht, wann sich der Umstieg lohnt und wie ihr ihn hinbekommt, ohne dass hinterher zwei Systeme parallel laufen.

Wann sich der Umstieg wirklich lohnt

Nicht jeder Verein braucht eine Software. Ehrlich gesagt: Ein Verein mit 40 Mitgliedern und jährlichem Beitrag per Überweisung fährt mit einer gepflegten Tabelle gut.

Es lohnt sich, sobald mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Mehr als etwa 100 Mitglieder
• Beiträge werden per Lastschrift eingezogen
• Es gibt verschiedene Beitragsklassen, Familienbeiträge oder Ermäßigungen
• Mehrere Personen müssen gleichzeitig an die Daten
• Ihr braucht regelmäßig Auswertungen. Abteilungen, Jubilare, Verbandsmeldungen
• Die Tabelle hat inzwischen mehrere Fassungen, und niemand weiß, welche gilt

Welche Daten ihr wirklich braucht

Der wichtigste Schritt, und er kommt vor jeder Werkzeugfrage: Erhebt weniger. Jedes Feld, das ihr nicht führt, kann auch nicht verloren gehen, nicht veralten und muss nicht geschützt werden.

Fast immer nötig:

• Name, Anschrift, Eintrittsdatum
• Beitragsklasse und Zahlungsweise
• Bei Lastschrift: Bankverbindung und Mandatsreferenz
• Eine Kontaktmöglichkeit. E-Mail oder Telefon, selten beides zwingend

Oft erhoben und selten gebraucht:

• Geburtsdatum. Nötig bei Altersklassen oder Jugendschutz, sonst meist verzichtbar. Für Jubilare reicht das Eintrittsjahr.
• Beruf, Arbeitgeber
• Zweite Telefonnummer „für alle Fälle"
• Freitextfelder, in denen mit der Zeit Dinge landen, die dort nichts zu suchen haben

Gesundheitsangaben sind besonders heikel. Wenn ihr sie wirklich braucht, etwa im Sport bei Allergien, gehören sie getrennt aufbewahrt und nur für die Personen zugänglich, die sie im Ernstfall brauchen.

Die drei praktikablen Wege

1. Tabelle, aber richtig. Eine einzige Datei, in einer gemeinsamen Ablage, mit Versionsverlauf. Eine Person pflegt, alle anderen lesen. Kostet nichts, reicht für kleine Vereine, und der Beitragseinzug läuft über eine Vorlage der Bank. Der Schwachpunkt: Es gibt keine Sicherung gegen Tippfehler, und niemand merkt, wenn eine Zeile verrutscht.

2. Vereinssoftware. Fertige Lösungen kennen Beitragsklassen, Lastschrift-Formate, Austrittsfristen und Verbandsmeldungen. Das nimmt viel Handarbeit ab. Preise reichen von kostenlos für kleine Vereine bis zu einigen hundert Euro im Jahr. Achtet auf drei Dinge: Serverstandort in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Datenexport, mit dem ihr jederzeit wieder rauskommt.

3. Eigene Datenbank. Klingt reizvoll, wird aber fast immer zum Problem: Sie hängt an der einen Person, die sie gebaut hat. Ich rate im Vereinskontext davon ab: außer ihr habt jemanden, der das dauerhaft betreut, und einen Plan für den Tag, an dem diese Person aufhört.

Der Umstieg, ohne Chaos

Der häufigste Fehler ist der Parallelbetrieb. Wenn zwei Systeme gleichzeitig laufen, pflegt am Ende niemand mehr beide, und ihr habt zwei halbrichtige Datenbestände.

Ein Ablauf, der sich bewährt hat:

• Erst aufräumen, dann umziehen. Karteileichen entfernen, Adressen prüfen, Dubletten zusammenführen. Alte Fehler mitzunehmen macht sie nur teurer.
• Stichtag festlegen und im Vorstand kommunizieren.
• Testimport mit den echten Daten machen und stichprobenartig kontrollieren, besonders Umlaute, Bankdaten und Beitragsklassen.
• Alte Datei einfrieren, nicht löschen. Schreibgeschützt archivieren, für ein Jahr.
• Ersten Beitragseinzug doppelt prüfen. Hier tun Fehler am meisten weh.

Beitragseinzug per Lastschrift

Für den Einzug braucht ihr eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Die beantragt ihr kostenlos bei der Bundesbank, es dauert wenige Tage.

Dazu von jedem Mitglied ein Lastschriftmandat, unterschrieben und aufbewahrt. Das Mandat verfällt, wenn 36 Monate lang nichts eingezogen wurde. Bei jährlichem Beitrag kein Thema, bei ruhenden Mitgliedschaften schon.

Praktisch wichtig:

• Kündigt den Einzug vorab an. Frist und Form regelt ihr in der Vereinbarung mit der Bank, üblich sind wenige Tage.
• Rechnet mit Rückläufern wegen gedeckter Konten oder alter Bankverbindungen. Legt vorher fest, wer sich darum kümmert.
• Bankdaten gehören zu den sensibelsten Daten, die ihr führt. Sie haben in einer ungeschützten Tabelle auf einem privaten Rechner nichts verloren.

Zugriff und Sicherung

Zwei Regeln, die im Verein den größten Unterschied machen:

Nicht jeder braucht alles. Der Übungsleiter braucht die Namen seiner Gruppe, nicht die Bankdaten aller Mitglieder. Gute Software kann das trennen, eine Tabelle nicht. Das ist ein starkes Argument für den Umstieg.

Ein Backup, das ihr getestet habt. Eine Sicherung, die noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung, kein Backup. Probiert einmal aus, ob ihr aus der Sicherung wirklich wieder einen brauchbaren Stand bekommt. Bei Cloud-Anbietern gilt das genauso: Fragt nach, wie ihr an einen vollständigen Export kommt, bevor ihr ihn braucht.

Und schließlich: Wenn jemand austritt, müssen seine Daten nicht sofort verschwinden. Steuerliche Aufbewahrungsfristen gehen vor. Aber sie gehören aus dem aktiven Bestand heraus in ein Archiv mit engem Zugriff.

Häufige Fragen