Eigene E-Mail-Adresse statt@gmx

Eine Handwerkerrechnung von mueller_1978@web.de. Ein Angebot über 8.000 Euro von einer Adresse mit Geburtsjahr. Das kommt öfter vor, als man denkt, und es kostet Aufträge, ohne dass es jemand sagt.

Der Wechsel auf eine eigene Adresse ist eine der günstigsten Maßnahmen mit sofortiger Wirkung. Hier steht, was dahintersteckt und wie der Umzug abläuft, ohne dass Mails verloren gehen.

Drei Gründe, die wirklich zählen

1. Vertrauen. Eine Adresse mit eigener Domain signalisiert: Hier steht ein Betrieb dahinter, keine Nebenbeschäftigung. Das ist unfair gegenüber guten Handwerkern mit Freemail-Adresse, aber es ist die Realität. Bei größeren Aufträgen und im Umgang mit Behörden oder Vereinen fällt es auf.

2. Zustellbarkeit. Der weniger bekannte, aber wichtigere Punkt. Über eine eigene Domain kannst du technisch nachweisen, dass eine Mail wirklich von dir stammt. Ohne diesen Nachweis landen Mails häufiger im Spam. Gerade Angebote mit PDF im Anhang.

3. Unabhängigkeit. Bei Freemail gehört dir die Adresse nicht. Wird das Konto gesperrt oder der Dienst eingestellt, ist deine gesamte Geschäftskommunikation weg. Mit eigener Domain wechselst du im Zweifel den Anbieter und behältst die Adresse.

Was das kostet

Weniger, als die meisten annehmen. Zwei Posten:

• Die Domain. Eine .de-Adresse liegt bei etwa 10 bis 15 Euro im Jahr.
• Das Postfach. Je nach Anbieter zwischen 1 und 12 Euro im Monat pro Postfach.

Grob drei Wege:

• Beim Webhoster mitgebucht. Wenn du schon eine Website hast, sind Postfächer oft im Paket enthalten. Günstigste Variante, technisch solide, aber Kalender und Kontakte sind meist einfacher gestrickt.
• Microsoft 365. Für kleine Betriebe der übliche Weg, wenn Outlook, Kalender und Dateiablage zusammenspielen sollen. Rechne mit rund 6 bis 12 Euro pro Person und Monat.
• Spezialisierte Mailanbieter. Schlank, oft mit gutem Datenschutz und EU-Servern, meist wenige Euro pro Monat.

Für einen Ein-Personen-Betrieb sind das je nach Weg 20 bis 150 Euro im Jahr. Das ist weniger als ein einziger verlorener Auftrag.

Die drei Einträge, die über Spam entscheiden

Hier trennt sich saubere Einrichtung von „irgendwie eingerichtet". Ohne diese drei Einträge im Domain-System landen deine Mails bei vielen Empfängern im Spam, ohne dass du je davon erfährst.

• SPF legt fest, welche Server überhaupt Mails in deinem Namen verschicken dürfen. Fehlt er, ist jede Mail verdächtig.
• DKIM versieht jede Mail mit einer digitalen Signatur. Der Empfänger kann damit prüfen, dass sie unterwegs nicht verändert wurde.
• DMARC sagt dem Empfänger, was er tun soll, wenn SPF oder DKIM nicht passen, und schickt dir auf Wunsch Berichte darüber, wer in deinem Namen Mails verschickt.

Das klingt technisch, ist aber einmalige Arbeit: drei Einträge beim Domain-Anbieter, danach läuft es. Wichtig ist nur, dass es vollständig gemacht wird. Ein halber SPF-Eintrag ist schlechter als keiner.

Der Umzug, ohne etwas zu verlieren

Die Sorge ist meist: „Und meine ganzen alten Mails?" Die kommen mit. Der Ablauf, der sich bewährt hat:

• Erst neu einrichten, dann umschalten. Neue Adresse anlegen und testen, solange die alte noch läuft.
• Alte Mails übertragen. Wenn beide Konten per IMAP eingebunden sind, lassen sich Ordner samt Inhalt kopieren. Bei großen Postfächern dauert das Stunden. Zeit einplanen, nicht am Freitagnachmittag anfangen.
• Weiterleitung einrichten. Die alte Adresse leitet für mindestens ein Jahr an die neue weiter. Antworten aber ab sofort nur noch von der neuen Adresse.
• Absender ändern, und zwar überall: Website, Impressum, Rechnungsvorlage, Visitenkarten, Google-Profil, Fahrzeugbeschriftung, Social Media.
• Wichtige Konten umstellen. Bank, Steuerberater, Lieferanten, Versicherungen. Überall, wo die Mailadresse als Login oder Kontakt hinterlegt ist.
• Alte Adresse nicht löschen, sondern still weiterlaufen lassen. Es tauchen noch Monate später Absender auf, die niemand auf dem Schirm hatte.

Fehler, die ich immer wieder sehe

• Die Domain läuft auf den Webdesigner. Genau wie bei Vereinen: Inhaber muss der Betrieb sein, nicht der Dienstleister. Prüf das, bevor es einen Streit gibt.
• Nur eine Adresse für alles. Getrennte Adressen für Angebote, Rechnungen und Bewerbungen sortieren die Post von selbst und kosten nichts.
• Kein Backup. „Liegt beim Anbieter" ist kein Backup. Wenn ein Konto gekapert oder versehentlich geleert wird, hilft nur eine eigene Sicherung.
• Kein zweiter Faktor. Das Mailkonto ist der Generalschlüssel: Wer es hat, kann bei fast jedem Dienst das Passwort zurücksetzen. Zwei-Faktor-Anmeldung ist hier Pflicht, nicht Kür.
• Automatische Weiterleitung an privat. Verbreitet und heikel: Geschäftspost landet dann bei einem Anbieter, mit dem du keinen Vertrag über Auftragsverarbeitung hast.

Häufige Fragen