Microsoft 365 Family: Wird euer Speicher bald zu knapp?

Du teilst dein Microsoft-365-Abo mit Familie oder nutzt es im kleinen Büro mit mehreren Konten. Jede Person hatte bisher ihr eigenes Terabyte in OneDrive. Damit ist bald Schluss.

Microsoft stellt die Abos Family und Premium auf gemeinsamen Speicher um. Statt bis zu sechsmal 1 TB gibt es dann 2 TB für alle zusammen. Wer heute mit Fotos, Videos und Sicherungen viel belegt, kann nach der Umstellung über dem Limit landen. Dann blockiert OneDrive neue Uploads.

Bis dahin ist Zeit. Die nutzt du am besten jetzt, statt im nächsten Frühjahr unter Druck aufzuräumen.

Was sich genau ändert

Laut Microsoft gilt für die Heim-Abos Family und Premium künftig ein gemeinsamer Speicher von 2 TB für bis zu sechs Personen. Bisher bekam jede Person 1 TB. Die Abos Basic mit 100 GB und Personal mit 1 TB werden nicht geteilt und bleiben bei einer Person.

• Neue Abos: Wer seit dem 8. Oktober 2026 neu abschließt oder ein abgelaufenes Abo neu kauft, bekommt direkt den gemeinsamen Speicher.
• Bestehende Abos: Die Umstellung kommt bei der ersten Verlängerung am oder nach dem 2. Mai 2027. Vorher ändert sich nichts.
• Privatsphäre: Laut Microsoft bleiben Postfach, Dateien und Ordner jeder Person privat. Geteilt wird nur der Platz, nicht der Inhalt.

Eine Grenze pro Person beschreibt Microsoft nicht. Wer viel speichert, verbraucht also auch den Platz der anderen.

Schritt 1: Deinen Termin finden

Entscheidend ist das Datum deiner Verlängerung. So findest du es:

1. Melde dich unter account.microsoft.com/services mit dem Konto an, über das das Abo läuft.
2. Bei deinem Abo steht entweder das Datum der nächsten Abbuchung oder ein Ablaufdatum.
3. Liegt dieser Termin am oder nach dem 2. Mai 2027, greift dort der neue gemeinsame Speicher.

Microsoft kündigt an, vor der Verlängerung per E-Mail zu informieren. Trag dir den Termin trotzdem selbst ein, mit ein paar Wochen Vorlauf.

Schritt 2: Alle zusammenzählen

Jede Person sieht im Speicherbereich ihres Microsoft-Kontos, wie viel sie belegt. Ob der Abo-Inhaber dort eine Aufteilung nach Personen sieht, beschreibt Microsoft nicht. Der einfachste Weg: Jede Person schaut selbst nach und nennt dir ihre Zahl.

• Zähle alle Werte zusammen.
• Liegt die Summe deutlich unter 2 TB, bist du entspannt.
• Liegt sie nahe an 2 TB oder darüber, brauchst du einen Plan bis zur Verlängerung.

Schritt 3: Gezielt aufräumen

Microsoft nennt dafür diese Stellen:

1. Größte Dateien: Im Speicherbereich deines Kontos führt dich der Punkt zum Anzeigen der Dateien zu den größten Brocken in OneDrive. Alte ZIP-Archive und doppelte Videos fallen dort schnell auf.
2. Papierkorb leeren: Gelöschte Dateien liegen im OneDrive-Papierkorb und zählen weiter mit, bis du ihn online leerst.
3. Kamera-Upload ausmisten: Videos, Bildschirmfotos und Bilder aus sozialen Netzwerken sammeln sich dort unbemerkt.
4. Outlook.com: Unter Einstellungen und Abonnement zeigt der Bereich zum E-Mail-Speicher, welche Ordner groß sind. Anhänge verschwinden nur, wenn du die ganze Mail löschst und danach auch aus Gelöschte Elemente entfernst.

Nach dem Löschen kann es laut Microsoft bis zu 24 Stunden dauern, bis die Anzeige stimmt.

Schritt 4: Wenn es trotzdem nicht reicht

Dann hast du drei saubere Wege:

• Speicher dazukaufen: Laut Microsoft lässt sich jedes Abo auf bis zu 10 TB erweitern. Das kann nur der Abo-Inhaber.
• Einzelne Personen auslagern: Wer sehr viel speichert, kann ein eigenes Abo Personal mit 1 TB nur für sich nutzen.
• Altes Archiv woanders sichern: Fotos und Projekte, die ihr selten braucht, können auf eine externe Festplatte oder ein NAS wandern. Microsoft weist darauf hin, dass Dateien außerhalb von OneDrive dann nicht mehr dort gesichert sind. Plane die Sicherung neu, etwa nach der 3-2-1-Regel. Was für welchen Zweck passt, steht in Cloud-Backup oder externe Festplatte.

Was passiert, wenn der Speicher voll ist

Laut den Hilfeseiten von Microsoft gilt bei überschrittenem Speicher:

• Du kannst keine neuen Dateien hochladen, bearbeiten oder synchronisieren. Das betrifft auch den automatischen Foto-Upload vom Handy.
• Vorhandene Dateien bleiben da, sind aber nur noch lesbar.
• In Outlook.com kannst du keine Mails mehr senden oder empfangen, auch wenn das Postfach selbst nicht voll ist.

Wie lange Microsoft dir danach Zeit lässt, beschreiben die Hilfeseiten nicht einheitlich. Verlass dich deshalb nicht auf eine Schonfrist, sondern sorg vor der Verlängerung für Luft.

Dein nächster Schritt: Schau heute nach, wann dein Abo verlängert wird, und frag alle Mitglieder nach ihrem Speicherverbrauch. Wenn du beim Aufräumen oder beim Umzug großer Archive Hilfe willst: KapFixIT unterstützt dich dabei, ruf einfach an unter 0175 7107525.

Quellen

• Microsoft: Changes to Microsoft 365 storage
• Microsoft: Microsoft storage quotas
• Microsoft: Microsoft storage FAQs
• Microsoft: Microsoft 365 subscription sharing FAQs
• Microsoft: How to reduce your cloud storage
• Microsoft: Find out when your Microsoft 365 subscription expires

Sebastian Karpala

Inhaber von KapFixIT in Dortmund. Schreibt hier auf, was er jeden Tag in der Werkstatt sieht.